Det ligger i föreningens intresse att medlemmarna uppmuntras att besöka modelltävlingar och utställningar för att sprida kunskap och intresse. Därför kan medlemmar i IPMS Stockholm söka resebidrag till dylika arrangemang.
Tanken är att uppmuntra gruppresor från Stockholm och dessa prioriteras över resor av enskilda personer. Detta utesluter dock inte att en person kan resa ensam. Gruppresa prioriteras vid medelsbrist. Vid fulltecknande av gruppresa till tävling/utställning ska medlem med deltagande modell prioriteras.
Då resebidrag erhålles är resan att anse som tjänsteresa på föreningens uppdrag (krav i skattelagstiftning för att ej vara beskattningsbar) och den/de som erhåller bidrag ska representera föreningen. Representation innebär t ex att informera besökare, dela ut broshyrer, utse pristagare och dela ut pris/er. Mottagare av resebidrag ska skriva en rapport från evenemanget för IPMS Stockholms website.
Ansökan om resebidrag ska sändas till föreningsordföranden senast 4 veckor före resan. Ansökan ska innehålla:
- Namn på den som avser resa/organiserar resan
- Namn på medresenärer vid gruppresa
- Evenemangets namn, plats och datum
Vid planerad gruppresa kan förhandsförfrågan om resebidrag göras. Förfrågan för gruppresa ska innehålla en kalkyl utifrån uppskattat antal resenärer och förslag på en avgift för dessa.
Eftersom föreningen vid årsmötet beslutar om en budget som också omfattar resebidrag bör styrelsen tidigt under året informeras om preliminära gruppresor och reseplaner. Följaktligen är man inte heller garanterad att få bidrag till en resa, varken som enskild eller gruppresa. Det är först vid skriftlig bekräftelse från styrelsen på en ansökan som det finns ett löfte att bidrag utgår och nivån på detta bidrag. Resebidraget är just ett bidrag och avser inte täcka hela kostnaden för resan. Icke-medlemmar kan naturligtvis följa med, men måste betala full kostnad.
Styrande för styrelsens beslut om resebidrag
Resebidrag utgår med en fast ersättning för varje event som sen delas mellan de som deltar i eventet. En fast ersättning per event innebär en bättre kontroll och styrning mot de prioriterade eventen i verksamhetsplanen från styrelsens sida. Samtidigt innebär detta att ju fler som deltar ju lägre blir bidraget per deltagare.
Prioritet för beslut om resebidrag ligger på utrikes event.
Inriktning på nivåer för utrikes och inrikes event är:
- 4000 kr utrikes event
- 2000 kr inom Sverige
Max summa som betalas ut för varje deltagare är 1000 kr för utrikes resa och 500 kr för resa inom Sverige. Detta innebär att om det är 3 st som åker på ett prioriterat utrikes event där styrelsen anslagit 4000 kr så betalas 3000 kr ut totalt. Skulle 8 st åka så blir bidraget per deltagare 500 kr.
Utbetalning av bidrag
Underlag för utbetalning och redovisning av resebidrag består av ansökan samt styrelsens beslutsprotokoll. Bidrag betalas ut i efterskott. Medlem måste ange kontonr till kassören för utbetalning av resebidrag.
Utdelning av IPMS Stockholms pris vid tävlingar utanför Stockholm
Syftet med att dela ut IPMS Stockholms pris är att informera om IPMS Stockholm och dess arrangemang. Vi vill göra deltagarna på tävlingen uppmärksamma på att det finns en livaktig IPMS-organisation i Stockholm och Sverige med flera evenemang under året som vi gärna ser att fler från ”landet” och utlandet deltar i.
Finns det bord och informationsmaterial på plats så kan en prisutdelning av IPMS Stockholm skapa större uppmärksamhet för detta.
IPMS Stockholm pris delas ut enligt följande subjektiva kriterier:
- Deltagaren/deltagarna från IPMS Stockholm ska ”tycka om” modellen.
- Det är en fördel om modellen har anknytning till Stockholm, kommande evenemang i Stockholm, Sverige, eller har svensk förebild på något sätt.
- Om möjligt delas priset ut till en modell som inte får andra priser i tävlingen.
- Finns klass för juniorer bör pris till junior delas ut.
De som är på plats avgör i konsensus vilken modell som ska erhålla priset och vem som ska dela ut det.
Vid prisutdelningen ska förutom en enkel motivering till priset deltagarna på tävlingen välkomnas till kommande evenemang i Stockholm och Sverige.
Priser
- Pris till junior är normalt byggsats som kan ordnas på plats.
- Pris till vuxna utgörs av Diplom, ”Trofé” (glasdroppe) och Slottet (pappersmodell).